Fazer uma gestão eficaz dos horários no setor do turismo é essencial para atrair e fidelizar talento. Conheça 6 dicas para otimizar escalas de trabalho e criar horários mais aliciantes e produtivos.

Muito se fala hoje em dia na necessidade de reconquistar os profissionais do Turismo. Hotéis e restaurantes notam uma dificuldade acrescida em captar mão de obra, sobretudo desde a pandemia. Em causa está a procura de melhores condições de trabalho.

Mas as gerações mais novas já não priorizam apenas o salário. De acordo com um estudo da perceção do emprego no setor da hotelaria e restauração, levado a cabo em 2022, pela Eurofirms Group, cerca de 42% dos profissionais inquiridos referem valorizar a oferta de horários compatíveis com a vida familiar, tempos livres e outras responsabilidades, em detrimento da remuneração.

Esta tendência só vem demonstrar que a gestão de horários e otimização de escalas de trabalho é uma das prioridades dos trabalhadores.

Porque o seu negócio deve praticar uma gestão de escalas eficiente?

E para os Recursos Humanos esta é também uma estratégia que vale a pena ser estudada e planeada com cuidado. Até porque otimizar escalas de trabalho que incluem turnos e a distribuição de tarefas pelos vários colaboradores e equipas pode ser uma tarefa complexa.

No entanto, quando bem feitas, as escalas de trabalho podem levar a funcionários satisfeitos, e, por consequência, a maior produtividade e melhor qualidade no atendimento dos clientes.

Além disso, um planeamento à prova de imprevistos, alterações de última hora e desajustes permite poupar tempo e recursos à sua empresa.

6 formas de otimizar escalas de trabalho para motivar a sua equipa:

Falámos acima na importância de uma boa gestão de equipas e de um planeamento cuidado das escalas de trabalho, seguem-se algumas dicas para começar a otimizar escalas de trabalho:

1. Defina as suas necessidades

De nada adianta recorrer a soluções altamente complexas e sofisticadas, se não conhece a realidade da sua organização. Uma previsão das necessidades da organização é fundamental para evitar funcionários exaustos e clientes frustrados. Saiba responder às seguintes perguntas e distribua os funcionários pelas diferentes tarefas de acordo com a necessidade e os perfis dos mesmos:

• De quantos trabalhadores preciso?
• Quais as áreas para as quais preciso de alocar pessoal?
• Há épocas específicas em que necessito de mais trabalhadores?
• Preciso de pessoal extra?

2. Tenha em conta a realidade e preferências dos seus colaboradores

Garantir um sistema de escalas justo, empático e adaptado às necessidades dos seus colaboradores é fundamental, sobretudo porque a vida pessoal deles está condicionada à gestão dos horários de trabalho.

Por acaso sabe quantos dos seus funcionários têm filhos pequenos, estudam enquanto trabalham ou realizam grandes deslocações para o local de trabalho?

Ter uma noção da rotina dos seus funcionários ajuda-o a programar horários mais funcionais e a evitar pedidos constantes de mudança de escala. Além de que eles se vão se sentir ouvidos e apreciados, e, por isso, naturalmente mais motivados.

3. Divulgue a escala de forma mais fácil e rápida

Ainda usa o sistema de fazer as escalas à mão e fixá-las num quadro à vista de todos?

Hoje em dia existem ferramentas online que permitem que todos na organização acedam às escalas aonde quer que estejam e recebam notificações para serem alertados quanto a alterações.

Isto evita não só que os Recursos Humanos estejam sempre a receber chamadas para responderem a dúvidas, mas também que surjam confusões com os horários, o que poderá afetar a produtividade das equipas.

Investir numa solução de comunicação interna mais eficaz para divulgar e otimizar escalas de trabalho garante transparência e torna o ambiente mais tranquilo e motivador.

4. Crie um sistema flexível para trocas e evite conflitos

Quando os seus funcionários precisam de efetuar trocas nas escalas sabem como têm de proceder? Sabem como devem comunicar pedidos de alterações? Sabem quais as condições e limites que devem respeitar relativamente ao cronograma?

Se nenhuma destas questões está definida e esclarecida, é natural que haja conflitos e desconforto na altura de efetuar mudanças na escala.

E não é isso que se quer. Os seus colaboradores precisam de um sistema de escalas flexível para equilibrar a vida pessoal e profissional. Desse modo, é importante estabelecer regras claras para a mudança de horários, nomeadamente:

• meio de comunicação para informar a alteração;
• antecedência necessária;
• frequência máxima.

Ao mostrar abertura para as solicitações dos seus funcionários, ao mesmo tempo que mantém um limite quanto ao que é razoável e permitido, está a promover um bom clima organizacional.

5. Tire vantagem das soluções tecnológicas disponíveis

Os softwares de RH disponíveis oferecem ferramentas que automatizam os processos, diminuem os erros e economizam tempo na gestão de escalas.

Ao permitirem controlar e fornecerem relatórios sobre o cumprimento dos horários, a realização de horas extras e o saldo do banco de horas, permitem também diminuir as faltas e os atrasos, evitar confusões e reduzir custos.

Outra vantagens destas soluções digitais é que ao serem aliadas aos sistemas de ponto, possibilitam cruzar dados e até notificar os colaboradores quando eles não estão a fazer as pausas devidas.

6. Conheça as leis laborais

Por fim, certifique-se que conhece as leis laborais acerca das jornadas de trabalho, folgas semanais, intervalos de descanso e férias, de modo a garantir o respeito pelos direitos dos trabalhadores.

Assim, deve saber que pode e o que não pode fazer, quais as excepções à regra, e o que diz a lei relativamente a situações como o número máximo de horas que os seus funcionários podem trabalhar por dia, ou período mínimo de descanso e de pausas.

Esperamos que estas dicas se tornem úteis para o seu negócio. Mais do que nunca, o setor do Turismo e Hospitalidade está a crescer e é preciso mostrar aos profissionais do mercado todo o seu potencial.

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